Concluye primera fase de implementación del ERP Vision
La universidad implementó con éxito la primera de tres etapas de un nuevo sistema ERP que busca automatizar procesos de solicitudes, facilitando la experiencia de los usuarios con los servicios la universidad y el trabajo interno de colaboradores
SANTO DOMINGO.- La vicerrectoría de Administración y Finanzas del Instituto Tecnológico de Santo Domingo (INTEC) concluyó la primera fase de implementación del proyecto VISION, enfocado en optimizar procesos internos de cara a los servicios ofrecidos por la universidad a estudiantes y docentes.
La visión del proyecto, el cual forma parte del plan estratégico del INTEC 2023-2027, es “la integración global de los diferentes módulos académicos, administrativos y de gestión de personas, de forma intuitiva, fácil de entender”, así lo comunicó Jean Carlos Ureña, gerente de proyectos de Iteprof, empresa que apoya en la implementación del nuevo sistema de planificación de recursos empresariales (ERP).
Con la conclusión de la primera fase de este proyecto en el Módulo de Finanzas y Logística se inauguró el módulo Académico y Estudiantil, que corresponde al mejoramiento de los servicios ofrecidos a toda el área académica.
En el acto de cierre de esta primera fase Julio Sánchez Maríñez, rector del INTEC, aseguró que el sistema anterior cumplió su cometido y que era momento de cambiar de ERP.
“Nosotros apostamos a la calidad, sin embargo, sin excelencia operacional, el castillo de la calidad se cae. Y gran parte de la excelencia operacional nos da los ERPs, los sistemas, las plataformas comunes, que nos permiten manejar la parte financiera, la parte de las pensiones, del registro. Sin ese fundamento, sin esa zapata, todo lo que tiene que ver con la calidad académica o la calidad institucional, se cae”, afirmó el rector.
Alliet Ortega, vicerrectora de Administración y Finanzas del INTEC, agradeció a todo el equipo de trabajo que ha hecho posible este logro, entre ellos miembros de la vicerrectoría de Administración y Finanzas. “Estoy muy agradecida del tiempo, el compromiso y el esfuerzo de todo el equipo, tanto el comité como todos los equipos que han trabajado para poder llegar a lo que es hoy. Ha sido casi todo un año donde todos se han dedicado para esto”, dijo Ortega.
Alberto Marrero, líder del proyecto Vision, valoró la implementación de este proyecto en la universidad en el que el uso de nuevas tecnologías es clave. “La tecnología ya no es una opción la tecnología es una necesidad y no importa la actividad comercial que usted se dedique”, expresó.
Como parte del evento, fueron reconocidos los colaboradores que contribuyeron de forma excepcional al proceso de implementación de la primera fase, ellos fueron Flor García, directora de Contabilidad; Ariel Alcántara, encargado de Ingresos; Eleiny Parra, analista de Presupuesto; Eric Valdez, asistente de Análisis Financiero y Angélica Cuello, encargada de Control de Activos Fijos. También fue reconocida Fioldaliza López, coordinadora de Presupuesto; José Reyes, encargado de Almacén y Raysa Gómez, encargada de Compras.
De la Dirección de Tecnología de la Información se destacó el trabajo de Richard Joaquín, coordinador de Base de Datos; Luis De Los Santos, encargado de Seguridad de la Información; Jenniffer Hernández, líder de Recursos de TI y Darnely Caraballo, directora de Inteligencia Académica.
De manera simbólica, la vicerrectora Ortega pasó el liderazgo del proyecto a Arturo Del Villar, vicerrector Académico, para continuar con la implementación de Vision en el módulo Académico y Estudiantil.
¿Cómo ha sido trabajar con Vision?
Eric Valdez, asistente de Análisis Financiero, dijo que “Trabajar con Vision ha sido una experiencia bastante invaluable. Han sido muchos conocimientos, mucho esfuerzo, mucha dedicación la que tuvimos que realizar para llevar este proyecto a cabo”.
Al mencionar las ventajas de la plataforma, Eleiny Parra, analista de Presupuesto, consideró que con el sistema es posible dar un mejor seguimiento a los procesos de solicitudes. “Los procesos han disminuido y existe una trazabilidad. Esa trazabilidad también está para el usuario final, que puede ver en qué proceso va su solicitud, que es lo que usualmente nosotros teníamos que asumir siempre en el teléfono, las unidades llamando…”.
La automatización y la disponibilidad de la información en tiempo real son otras ventajas mencionadas por Johan Rodríguez, líder funcional del proyecto Vision del INTEC, quien aseguró que “con menos vamos a hacer más”.
“Estamos viendo que de verdad se le está agregando valor a la universidad, al usuario final, que se le está simplificando su día a día”, añadió Jenniffer Hernández, líder de Recursos de TI.
Luis De Los Santos, encargado de Seguridad de la Información, explicó que el anterior sistema era más complejo para asignar de manera técnica. “Anteriormente se trabajaba prácticamente con diferentes sistemas. Había que crear usuarios y asignarles permisos a usuarios de las diferentes áreas, en diferentes aplicativos… Pero ahora solamente es cargar al usuario a un sistema y asignarle el rol y permiso correspondiente a él”.
Adaptación de los equipos al ERP Vision
“De hecho yo entendía que el tema del cambio iba a ser un poquito más traumático. Pero realmente la gente se ha manejado, se ha adaptado y ha fluido realmente con todo lo que es la funcionalidad del sistema”, aseguró Noemí Martinez, directora de Tecnología de la Información del INTEC.
A su comentario se sumó Carlos Cabrera, consultor de Finanzas de iteprof, quien dijo que “Ha sido muy gratificante trabajar con el INTEC, debido a que se han acoplado de forma muy fácil y rápida al nuevo sistema. Tanto los usuarios operativos como los usuarios finales, quienes realizan solicitudes de los departamentos externos, se han adaptado de una forma muy rápida”.